Sinds begin dit jaar verloopt de inschrijving bij de STIBO’s voor de voorschoolse, naschoolse en middagopvang digitaal. In de eerste helft van de maand moet ingeschreven worden voor de daaropvolgende maand. Het systeem laat hierop geen afwijkingen toe.

In tegenstelling tot de faciliteiten die er zijn bij onverwachte annuleringen (korte termijn, gerechtvaardigde afwezigheidsdagen), is er dus geen flexibiliteit wanneer je onvoorzien opvang nodig hebt die afwijkt van het basisplan. In sommige gevallen moet je immers 4 à 6 weken op voorhand weten of je zal afwijken van het basisplan, anders kan je niet meer terecht in de vaste opvangplaats van het kind. Dit lijkt mij voor veel gezinnen echt niet haalbaar te zijn.

• Zijn er al opmerkingen of klachten binnengekomen rond deze werkwijze? Wordt er een evaluatie van het systeem in het vooruitzicht gesteld? Een mogelijke werkwijze zou kunnen zijn om een bevraging te organiseren na bijv. 2 maanden looptijd om tijdig te kunnen bijsturen in het kader van het nieuwe schooljaar. Kan dit worden overwogen?
• Dit digitaal inschrijvingssysteem is consulteerbaar via internet. Zijn er alternatieven voorzien voor mensen die niet over internet beschikken?

Mehmet Sadik Karanfil
Gemeenteraadslid

Antwoord:

Bedankt voor uw vraag. Het werken met een opvangplan en digitale inschrijven in de buitenschoolse opvang houdt inderdaad een grote verandering in, zowel voor de begeleiders en verantwoordelijken als voor de ouders.

In de kinderdagverblijven en de peutertuinen verplicht het decreet baby’s en peuters dat in werking trad op 1/4/2014 ons om te werken met opvangplannen met gerechtvaardigde afwezigheidsdagen. Dit houdt in dat de ouders hun opvang moeten bestellen en betalen wanneer ze hun kind niet naar de opvang sturen. Ze krijgen 18 dagen, de gerechtvaardigde afwezigheidsdagen, waarop ze de opvang kunnen bestellen en niet hoeven te betalen. Deze manier van werken voeren we ook in in onze buitenschoolse opvang.

Dankzij het werken met de opvangplannen kunnen we het aantal begeleiders beter afstemmen op het aantal op te vangen kinderen. De dienst Kinderopvang wist in het verleden niet precies hoeveel kinderen er opgevangen zouden worden. Hierdoor was het moeilijk om het personeel goed in te zetten en de opvangplaatsen voor zoveel mogelijk kinderen te kunnen inzetten. Met de opvangplannen sensibiliseren we de ouders om op voorhand na te denken over hun opvangnood. En is het mogelijk dat er meer kinderen zullen kunnen opgevangen worden. Wanneer ouders een onverwachte opvangvraag hebben, moet de verantwoordelijke gecontacteerd worden. Deze zal nagaan of de opvang mogelijk is op basis van het aantal begeleiders. Uitzonderingen zijn mogelijk, maar de regel moet wel goed nageleefd worden door zoveel mogelijk ouders.

We kozen ervoor deze opvangplannen digitaal te voorzien: dit zijn de digitale inschrijvingen. Voor het opvangen van meer dan 5.000 kinderen en het inzetten van een 600-tal personeelsleden is dit geen luxe.

Bovendien koppelen we dankzij de digitale inschrijvingen de gerechtvaardigde afwezigheden van de kinderen en het verlof van het personeel aan de opvangplannen. En aan de digitale dispatch voor de vervanging van het personeel, die in de toekomst ontwikkeld wordt.

Dit alles moet zorgen voor meer automatisering en minder administratie voor het personeel. Dat personeel willen we in hoofdzaak inzetten om met de kinderen te werken.

Het programma voor de digitale inschrijvingen van de kinderdagverblijven en peutertuinen Tinkelbel werd aangepast aan de noden voor de buitenschoolse opvang. Daarnaast zal ook een programma worden uitgewerkt voor de digitale dispatch.

Ik denk dat iedereen overtuigd is van het belang van deze automatisering en het werken met opvangplannen. Graag geef ik een stand van zaken met betrekking tot deze digitale inschrijvingen in de buitenschoolse opvang.

We zijn met het programma gestart voor de inschrijvingen voor de zomervakantie. De ouders en verantwoordelijken hebben toen kennisgemaakt met het systeem van digitale inschrijvingen.

Op 1 september 2014 zijn we begonnen met een proefperiode om ook in de buitenschoolse opvang tijdens het schooljaar te werken met de digitale inschrijvingen. We zijn bewust gestart in 5 opvanglocaties en hebben een proefperiode van 4 maanden gehanteerd. Gaandeweg hebben we de software aangepast op basis van de feedback van medewerkers en ouders die we kregen.

Nu vanaf 1/1/2015 schrijven alle ouders digitaal in voor de opvang tijdens het schooljaar. Er zijn na 1 week 900 kinderen ingeschreven. We moeten iets meer dan 5000 kinderen in het systeem ingeschreven krijgen. De bedoeling is dat dit tegen eind januari rond te krijgen.

De omschakeling naar de digitale inschrijvingen is zowel voor de kinderbegeleiders en de verantwoordelijken als de ouders een grote verandering. De verantwoordelijken en kinderbegeleiders zelf krijgen opleidingen om met het systeem aan de slag te gaan. Maandelijks wordt het systeem geëvalueerd en de software desnoods nog aangepast. Na de paasvakantie zal er bekeken worden of er nog extra aanpassingen noodzakelijk zijn voor het nieuwe schooljaar.

De medewerkers van Tinkelbel krijgen geregeld vragen en opmerkingen over de digitale tool, maar minder over de opvangplannen zelf. Ze proberen hierop zo goed mogelijk te antwoorden en de ouders te helpen. Ook de verantwoordelijken en de kinderbegeleiders staan de ouders bij, indien ze problemen hebben met de digitale inschrijvingen.

Voor mensen die niet over internet beschikken of die moeite hebben met de inschrijvingstool, zorgt de Dienst Kinderopvang ook voor 1 oudercomputer per opvanglocatie.

In kinderdagverblijf Tierlantuin heeft de verantwoordelijke een gepensioneerde leerkracht bereid gevonden om ouders te begeleiden op de computer. Dit is good pratice die aan de andere verantwoordelijken wordt voorgesteld op de algemene vergadering van de verantwoordelijken en zo verder verspreid kan worden binnen de Dienst.

Momenteel hebben wij geen officiële klachten over de digitale inschrijvingen en het opvangplan ontvangen.

De Dienst Kinderopvang blijft verder werken aan het systeem om alles zo optimaal te laten verlopen en heeft aandacht voor de ouders die moeilijkheden met het systeem ondervinden.

Elke Decruynaere
Schepen van Onderwijs, Opvoeding en Jeugd