Tijdens de vorige legislatuur informeerde ik, naar aanleiding van een proefproject dat werd opgestart door de Vlaamse overheid, naar de timing waarbinnen het bij de stad mogelijk zou worden om een stedenbouwkundige aanvraag digitaal in te dienen.

De bevoegde schepen antwoordde destijds dat de timing zou afhangen van het resultaat van het project en de beslissingen van de Vlaamse regering. Indien beslist zou worden hiermee te starten, zou de Stad Gent zich voorbereiden om te kunnen instappen.

Ondertussen werd aangekondigd dat men vanaf 1 juni 2014 in zes Vlaamse steden een bouwaanvraag digitaal zal kunnen indienen. Het gaat om Antwerpen, Balen, Brasschaat, Dendermonde, Mechelen en Wetteren.

De digitale aanvraag zorgt voor een eenvoudiger en transparantere procedure en komt de kwaliteit van de vergunningverlening ten goede. Het kan ook zorgen voor een besparing in hoofde van de stad. Bovendien staat ook de integratie van de bouwvergunning en de milieuvergunning tot één unieke omgevingsvergunning op stapel. Om de noodzakelijke investeringen te doen, ontvangen de gemeenten een eenmalige financiële steun.

In het bestuursakkoord werd het verhogen van de interactiviteit van gent.be opgenomen. Zo staan wij achter digitale ontwikkelingen die het de burger mogelijk maken om zijn persoonlijk dossier digitaal te volgen tijdens de doorlooptijd van behandeling.

Concreet heb ik dan ook volgende vragen:

• Ziet u ook het digitaal indienen van een stedenbouwkundige aanvraag als één van die ontwikkelingen?
• Is het de intentie van het stadsbestuur om in te stappen in dit project?
• Zo ja, werden de nodige voorbereidende stappen hiervoor reeds gezet en op welke termijn zal het digitaal indienen ook in Gent mogelijk zijn?

Sami Souguir
Fractievoorzitter

Antwoord:

Alvorens in te gaan op uw vragen, wil ik eerst enkele belangrijke kerncijfers meegeven:

• Wij behandelen per jaar iets minder dan 3.000 bouwaanvragen. Vorig jaar 2.652;
• Los van alle betwistingen over mogelijke inhoudelijke gestrengheid moet gezegd worden dat dit inhoudelijk en administratief zeer complexe werk vlot en soepel verloopt en dat er bijna steeds sneller afgeleverd wordt dan de maximale termijnen voorzien. Voor de aanvragen met openbaar onderzoek gemiddeld 96 dagen. Voor de aanvragen zonder openbaar onderzoek gemiddeld 63 dagen.

Ik  vind het erg belangrijk dit zo te houden.

Het indienen van een digitale stedenbouwkundige aanvraag behoort zeker tot de ontwikkelingen zoals bedoeld in het bestuursakkoord met betrekking tot het verhogen van de interactiviteit van gent.be.

Bovendien voorziet de toepassing van het zgn. ‘Vlaamse Omgevingsloket’ in de mogelijkheid voor de indiener van een aanvraag om een aantal belangrijke mijlpalen te kunnen volgen in de behandeling van zijn persoonlijk stedenbouwkundig dossier, hetgeen ook volledig strookt met de intenties van het Gentse Bestuursakkoord.

Het stadsbestuur heeft zeker de intentie om in te stappen in het project van de digitale bouwaanvraag. Zoals u terecht stelde in uw vraag, hangt de timing van het instappen in de digitale bouwaanvraag af van het resultaat van het proefproject ‘Digitale bouwaanvraag (kortweg DBA)’, dat eind 2009 door de Vlaamse Regering werd opgestart, en van de beslissingen van de Vlaamse Regering hieromtrent.

Bij de start van het project DBA was er gesteld dat de Stad Antwerpen ongeveer een jaar als piloot ging proefdraaien. De hieruit verkregen ervaringen zouden dan gebruikt worden voor kennisuitwisseling om de invoering van de digitale bouwaanvraag verder te implementeren. Dit proefdraaien, is echter nooit gestart. Daarnaast heeft de Vlaamse overheid vanaf maart 2011 een werkgroep ‘Lokale Besturen’ bijeengeroepen, eerst met een trimestriële en later quasi maandelijks vergaderritme. De stad Gent heeft met verschillende medewerkers van de Diensten Administratie en Stedenbouw en Ruimtelijke Planning actief deelgenomen aan deze werkgroepvergaderingen, teneinde de invoering van de digitale bouwaanvraag maximaal te kunnen voorbereiden.

Tijdens de laatste werkgroepvergadering van februari 2014 is er inderdaad gevraagd welke betrokken gemeentebesturen bereid waren om in te stappen op 1 mei 2014 – ondertussen is dit 1 juni geworden - en dit terwijl de Stad Antwerpen nog geen enkele dag had kunnen proefdraaien. Bovendien zijn een aantal deelprocessen van het project DBA nog niet afgerond en is een voorbereidend testen, voorafgaand aan de invoering van de digitale bouwaanvraag, onmogelijk. Ook is de Vlaamse regelgeving ter zake nog niet goedgekeurd.

Hoe zit het nu met de invoering van de digitale bouwaanvraag in Gent?

De Diensten Administratie, Stedenbouw en Ruimtelijke Planning en de Milieudienst gebruiken de vergunningensoftware ROL2000 (van dienstenleverancier Remmicom) voor het beheer van alle stedenbouwkundige en milieuvergunningsaanvragen. Daarnaast wordt de toepassing eveneens gebruikt om het vergunningenregister te beheren.

Sinds een aantal jaren is de Dienst Stedenbouw en Ruimtelijke Planning vragende partij om aan ROL2000 een dossieropvolgingssysteem te koppelen, de zgn. ‘procesmanager’. De ontwikkeling van deze opvolgingstool is gestart, maar omwille van de specificiteit van bepaalde vragen en een aantal technische beperkingen van ROL2000, is er beslist om dit verder te zetten in de nieuwe versie van ROL2000, nl. ROL.net.

De leverancier Remmicom heeft laten weten dat de digitale bouwaanvraag ook enkel in ROL.net. kan geïmplementeerd worden.

Het project ‘TORO’ dat hiervoor werd opgestart (Toepassing Omgevingsvergunning Registratie en Opvolging), onder projectleiding van Digipolis, focust op digitalisatie van de stedenbouwkundige en milieuvergunningen

Het project TORO wordt opgesplitst in 4 grote fases:

• TORO – Fase I: De migratie van de bestaande ROL2000 omgeving naar de nieuwe ROL.NET omgeving met als belangrijkste doel om de huidige werking binnen de diensten te kunnen blijven garanderen.
• TORO – Fase II: Filling the GAP
• TORO – Fase III: De Digitale Aanvraag
• TORO – Fase IV: De Omgevingsvergunning

Er is binnen het project TORO heel duidelijk afgesproken om deze fasering strikt te volgen omwille van enerzijds de haalbaarheid en anderzijds de te grote risicofactoren inherent verbonden aan de digitale bouwaanvraag en de omgevingsvergunning.

De ingebruikname van de nieuwe ROL.NET-toepassing (enkel voor wat betreft de stedenbouwkundige aanvragen) is voorzien in de loop van mei 2014. Op dat moment zal de nieuwe toepassing nog absoluut niet klaar zijn om alle nieuwe aspecten in het kader van DBA te kunnen opvangen (aangezien dit pas in een volgende fase van het project TORO is opgenomen).

Gezien de huidige stand van zaken van een groot aantal deelprocessen van het project DBA is het zowel voor de dienstenleverancier Remmicom, de adviserende instanties, de architecten, als voor de Diensten Administratie en Stedenbouw en Ruimtelijke Planning nog onvoldoende duidelijk hoe de digitale bouwaanvraag op een zo efficiënt mogelijke manier kan geïmplementeerd worden in de verschillende gebruikte toepassingen zonder dat de huidige verwerking van de stedenbouwkundige vergunningsaanvragen hierdoor in het gedrang komt.

Bovendien zullen er naast de digitale aanvragen ook nog analoge vergunningsaanvragen op papier worden ingediend. Het is voor de diensten nog niet uitgeklaard of dergelijke aanvragen op de huidige, analoge manier zullen worden afgehandeld of, daarentegen, zullen worden gescand en op dezelfde manier als de digitale aanvragen zullen worden verwerkt.

Aangezien de definitieve technische specificaties (i.v.m. plannen en bijlagen van een aanvraag) ontbreken, kunnen de diensten ook nog onvoldoende inschatten welke hardware nodig zal zijn voor de behandeling en verwerking van de digitale bouwaanvraag: welk type en hoeveel schermen voor de behandelende ambtenaren, hoe wordt de inzage tijdens een openbaar onderzoek over een digitale bouwaanvraag geregeld, servercapaciteit voor het opslaan van de digitale bijlagen en afspraken omtrent digitaal archiveren, enz.

Pas nadat al deze aspecten voldoende zijn uitgewerkt, kan er beslist worden om de indiening van digitale bouwaanvragen ook toe te laten in de Stad Gent.

Het zou immers onverantwoord zijn om te starten zonder de zekerheid dat het goed, vlot en trefzeker verloopt.

Ja dus voor een moderne en digitale behandeling, maar enkel als we zeker zijn dat het werkt.

Tom Balthazar
Schepen van Stadsontwikkeling, Wonen en Openbaar Groen