In april 2008 werd een oproep gedaan aan de Gentenaars om suggesties te geven voor administratieve vereenvoudiging. In antwoord op mijn vraag hierover in de commissie van oktober 2008 antwoordde de schepen dat de binnengekomen suggesties elke zes maand ge?valueerd worden en nuttige suggesties opgenomen worden in een uitvoeringsplan.

Daarenboven zou ook een document opgesteld worden t.b.v. de diensten om de formulieren te vereenvoudigen en beter op elkaar af te stemmen.

• Hoeveel en welke (nuttige) suggesties zijn inmiddels binnengekomen?
• Hoeveel en welke actieplannen zijn hier uit voortgevloeid?
• Hoeveel formulieren zijn inmiddels vereenvoudigd of beter of op elkaar afgestemd en over welke formulieren gaat het?

Sofie Bracke
Gemeenteraadslid

Antwoord:

In totaal zijn 10 suggesties binnengekomen. Daarvan werden er 8 acties ondernomen. Voor ??n wordt er geen actie ondernomen en voor het laatste moet er nog actie worden ondernomen.

De eerste suggestie ging over het scannen van een parkeerticket, de tweede suggestie ging over een bewonerskaart, de vraag was waarom je jaarlijks een bewonerskaart moet aanvragen als het je eigendom is en wordt verondersteld daar jaren te wonen. Het Parkeerbedrijf heeft dan de werking gewijzigd naar een tweejaarlijkse toekenning. De derde suggestie was de wijziging van het huishoudelijk reglement en werkwijze voor het receptief gebruik van lokalen of gebouwen van de Stad Gent. Op departementaal niveau loopt momenteel overleg om hier en daar een optimalisatie door te voeren. De vierde suggestie ging over de aanvraag van een stedenbouwkundige vergunning voor het kappen van een boom op Gents grondgebied. Dit is zeer omslachtig, vandaar de vraag voor vereenvoudiging. Hieromtrent werd er nog geen initiatief opgestart. De vijfde suggestie ging over de optimalisatie van de interne briefwisseling. Andere suggesties betroffen de koppeling van de verhuis van een personeelslid aan de aanpassing van het leveringsadres van Proximus-facturen, de aanvraagprocedure voor vergunning voor inname openbare weg e.d.m.

Het meldpunt wordt beheerd door de Dienst Organisatieontwikkeling. E?n van de basisactiviteiten van de dienst betreft het uitvoeren en het begeleiden van optimalisatieprojecten. Binnen deze projecten wordt steeds een luik administratieve vereenvoudiging meegenomen. Voor de vereenvoudiging van de formulieren werd in de lente 2009 een specifiek project gestart voor het opzetten van een formulierenbeheerssysteem.

Resul Tapmaz
Schepen van Personeelsbeleid, Informatica en Administratieve Vereenvoudiging

Raadslid Bracke antwoordt dat er inderdaad het ??n en ander werd opgestart maar waarschijnlijk kan men er wel dynamischer en sneller mee aan de slag. Zij stelt dat de schepen hiervoor ook de steun van haar fractie heeft.

Schepen Tapmaz stelt dat mevrouw Bracke gelijk heeft. Het meldpunt is een goed initiatief, maar men moet op een andere manier te werk gaan. Men moet niemand vragen om suggesties te geven, maar wel bij iedereen aankloppen en vragen wat er kan worden gedaan. Daarvoor heeft de schepen de leden van de gemeenteraad, de schepenen en de diverse diensten nodig. Voor de administratieve vereenvoudiging kan men iemand aanstellen die de idee?n co?rdineert en optimaliseert. Men mag niet rationeel denken, bijvoorbeeld eisen van de diensten dat men papierloos en digitaal moet te werk gaan en minder papier verspillen. Men moet ervoor zorgen dat de mensen ondersteuning krijgen en optimaal en kwaliteitsvol kunnen werken. Administratieve Vereenvoudiging is niet rationeel denken, het is vooral innovatief werken. De schepen poneert dat hij de medewerking van mevrouw Bracke in de toekomst zeker nog zal nodig hebben. Eerst zal het budget worden bekeken en daarna wat er kan worden gedaan. Vermits de schepen over administratieve vereenvoudiging tal van uitvoerbare idee?n heeft zal hij in de toekomst hierover zeker nog terugkoppelen in de gemeenteraad en de Commissie Personeel en Onderwijs.